Про використання роботизації або RPA (Robotic process automation - прим. Ред.), як ще називають цю технологію, активно заговорили приблизно рік тому. Цей тренд простежується і в промисловому виробництві, і в офісній роботі. Аналітики Gartner вважають, що RPA швидко зростає: обсяг ринку з часом буде тільки збільшуватися, в 2019 році він складе $ 1,3 млрд, а до 2022 року збільшиться до $ 2,4 млрд. Чим роботизація відрізняється від автоматизації, навіщо вона потрібна і яку користь може принести компанії в різних бізнес-процесах? Давайте розберемося.
Виявити і усунути
З роками будь-яка компанія обростає безліччю процесів, і вони відточуються до автоматизму. Вважається, що, якщо виконувати одну і ту ж дію з разу в раз, вона, швидше за все, буде доведена до ідеалу. Але це не так. Будь-які поточні процеси необхідно час від часу вивчати і намагатися зробити більш оптимальними. Для цього їх потрібно оцифрувати і перевести всі дії співробітників в так звані «логи» - якісь сліди, які вони залишають, працюючи в інформаційних системах. Аналізуючи «логи», можна зрозуміти, як влаштований реальний процес, де з'являються вузькі місця і непотрібне дублювання інформації, скільки може коштувати кожен процес і багато іншого. Фактично всі огріхи вилазять назовні. Стає зрозуміло, де і що потрібно поміняти. Якщо процес стандартний, піддається певним алгоритмом дій, його можна віддати машині. Ось тут і починається справжня роботизация, адже більшість RPA-програм працюють на рівні графічного інтерфейсу, імітуючи дії людини і, відповідно до підрахунків McKinsey, здатні на 20-35% знизити витрати і на 50-60% зменшити тривалість самого процесу.
Але є ще одна причина, по якій російські компанії все більше замислюються про використання RPA. За роки активної автоматизації бізнес встановив собі вже стільки різних корпоративних систем, що зв'язати їх воєдино і створити «розумне» підприємство, кероване даними, стає дуже непросто. RPA якраз і може стати тією ланкою, коннектором, який по ниточках зв'яже весь ланцюжок воєдино, прибере неочевидні розриви і створить загальний наскрізний процес. Наприклад, вам треба завести дані в одну фінансову систему, а через три дні знадобиться перекласти їх в іншу. А в кінці місяця ще й продублювати в третій і врахувати все це в квартальній звітності. Робот зробить це швидше, так як може мати зв'язок відразу з трьома додатками і автоматично забере дані з однієї в іншу або розподілить їх по потрібним системам в залежності від прописаного алгоритму.
Робот-фінансист
Фінанси - традиційно одна з найпрогресивніших галузей для технологій. Роботизація тут може допомогти з цілою низкою завдань. Наприклад, із завантаженням проводок і банківських виписок в систему, а також з введенням вхідних документів від постачальників і покупців. Робот в цьому випадку отримає інформацію з документа-рахунки, зайде в облікову систему і внесе туди вибрані дані: назва контрагента, суму, дату і т. Д.
Крім того, роботизувати фінансовий процес можна в частині вивірки документів, коли необхідно отримати консолідовану звітність по філіях. Припустимо, у холдингу є кілька юридичних осіб і треба подивитися на загальну фінансову картину. У кожної філії свій звіт, в відмінному від іншого форматі. Роботу даються чіткі правила, за якими він зводять всі дані і взаєморозрахунки, а також виявляє розбіжності. В результаті виходить неупереджена загальна «картина світу». Допоможе робот і з порівнянням банківських виписок з власними даними в компанії. Раніше такий процес здійснювався завжди вручну за допомогою складних електронних таблиць.
HR-робот
Співробітникам відділів управління персоналом часто доводиться стикатися зі схожими один на одного запитами від колег, тому використовувати роботизацію дуже зручно. Один з найбільш типових і поширених прикладів - довідка 2-ПДФО. Зазвичай вона виписується автоматично з облікової корпоративної системи, але фінальний варіант все одно перевіряється співробітником. А якщо це велика компанія, в якій працює більше 50 тис. Чоловік? Тут в день може бути кілька десятків, а то і сотні звернень по одному і тому ж питанню. У такому випадку існує ризик затягнути процес на кілька днів. А робот дуже швидко сформує довідку, перевірить наявність сум в потрібних графах, відправить документ на друк і надішле на пошту співробітнику лист про те, що його запит виконаний.
Ще один приклад використання RPA в HR - роботизований підбір персоналу, при якому на позицію розглядаються кандидати з певним набором навичок або досвідом роботи. Робот сам знаходить кандидатів в різних джерелах, переглядає резюме і розкладає їх по окремих папках. Після цього рекрутер вибирає кандидатів для інтерв'ю. Схожий сценарій можна використовувати і при прийомі людини на роботу. Найбільш ретельні перевірки проходять кандидати, які влаштовуються в фінансові структури. Буває, що служба безпеки готує звіт по кандидату кілька тижнів, тому що перевіряється безліч джерел: соціальні мережі, бази правоохоронних і регулюючих органів та ін. Для оптимізації часу і зменшення ручної праці такий процес можна роботизувати. Людина в даному випадку буде виконувати або коригувальну функцію, або приймати остаточне рішення.
Робот-закупник
Закупівлі - один з тих процесів, де підрахувати вигоду від застосування технологій, мабуть, найпростіше. Економлячи час при закупівлі, знижуючи ціну аукціону і вибираючи перевірених постачальників, можна принести істотний прибуток компанії. І роботизація тут якраз буде надійним помічником.
Який би зі сценаріїв і бізнес-процесів ви б не вибрали для роботизації, основні вигоди все одно очевидні. Це підвищення ефективності процесів при скороченні часу на їх виконання, збільшення якості та скорочення кількості помилок, можливість роботи 24/7 і відповідність корпоративними політикам компанії. Втім, не варто забувати, що робот виконує стандартні дії на рівні призначеного для користувача інтерфейсу в системі, але відповідальність за його роботу, налаштування і результат все одно несе людина. І тут якраз і повинен відбутися той самий симбіоз розуму і штучного інтелекту, який при грамотному налаштуванню здатний принести відчутну користь вашому бізнесу.
Про автора. Юрій Бондар - заступник генерального директора компанії SAP CIS.